Stanco di prendere appunti alle riunioni che vengono ignorati? Scopri un approccio moderno per catturare decisioni, assegnare azioni e creare registrazioni che producono risultati.
Praveen
January 24, 2024
Meeting minutes लेना एक ऐसा काम लग सकता है जिसका कोई इनाम नहीं है। लेकिन यह गुप्त रूप से आपकी टीम के लिए सबसे रणनीतिक चीजों में से एक है जो आप कर सकते हैं। यह सिर्फ प्रशासनिक व्यस्तता के बारे में नहीं है; यह स्पष्टता बनाने, जवाबदेही चलाने और परियोजनाओं को रुकने से बचाने का एक शक्तिशाली तरीका है।
एक आधुनिक दृष्टिकोण कालातीत सर्वोत्तम प्रथाओं को स्मार्ट तकनीक के साथ जोड़ता है ताकि उन नोट्स को वास्तविक गति में बदला जा सके।

हम सब वहाँ रहे हैं। आप योजना के बारे में उत्साहित होकर एक बैठक छोड़ देते हैं, केवल कुछ दिनों बाद उस ऊर्जा को फीका पड़ते हुए देखते हैं क्योंकि कोई भी निश्चित नहीं है कि किसने क्या करने के लिए सहमति व्यक्त की। अस्पष्ट नोट्स और धुंधली यादें परियोजना हत्यारे हैं। वे बाधाएं पैदा करते हैं, निराशा पैदा करते हैं, और आपको अगले सप्ताह फिर से वही बातचीत करने के लिए मजबूर करते हैं।
यह सिर्फ एक झुंझलाहट नहीं है; यह उत्पादकता का एक बड़ा नुकसान है। इसके बारे में सोचें: कर्मचारी अब बैठकों में प्रति सप्ताह औसतन 11.3 घंटे बिताते हैं। यह संख्या 2020 के बाद से तीन गुना हो गई है। इतनी अधिक समय के साथ, खराब फॉलो-अप की लागत चौंकाने वाली है।
यहीं पर प्रभावी मिनट-टेकिंग पूरी तरह से खेल को बदल देती है। यह सत्य का एक एकल स्रोत स्थापित करता है जो पूरी टीम को एक ही पृष्ठ पर लाता है। महान मिनट सिर्फ यह रिकॉर्ड नहीं हैं कि क्या कहा गया था। वे एक आगे की ओर देखने वाला उपकरण हैं जो स्पष्ट रूप से तीन महत्वपूर्ण सवालों का जवाब देता है:
लक्ष्य हर शब्द को लिखना नहीं है, बल्कि हर प्रतिबद्धता को पकड़ना है। मानसिकता में यह सरल बदलाव एक निष्क्रिय रिकॉर्ड को प्रगति और जवाबदेही के एक सक्रिय चालक में बदल देता है।
तकनीकी टीमों के लिए, स्पष्टता का यह स्तर गैर-परक्राम्य है। एक गलत समझी गई निर्णय डेवलपर्स को गलत रास्ते पर भेज सकती है, जिससे एक पूरा स्प्रिंट बर्बाद हो सकता है। चर्चाओं और निर्णयों को सटीक रूप से प्रलेखित करना कार्यप्रवाह का एक मुख्य हिस्सा है, जिससे इंजीनियरिंग मीटिंग नोट्स के लिए एक ठोस प्रक्रिया बिल्कुल आवश्यक हो जाती है।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके मिनट वास्तव में उत्पादकता को बढ़ा रहे हैं, कुछ सिद्ध मीटिंग मिनट्स बेस्ट प्रैक्टिसेज पर निर्भर रहना मददगार होता है।
महान मिनट बैठक के दौरान उन्मत्त टाइपिंग से पैदा नहीं होते हैं। वे किसी के कॉल में शामिल होने से पहले किए गए स्मार्ट तैयारी कार्य का परिणाम हैं।
ठंडा चलना आपदा का नुस्खा है। यह एक नक्शे के बिना एक नए शहर में नेविगेट करने की कोशिश करने जैसा है—आप साइड की बातचीत में खो जाएंगे और महत्वपूर्ण निर्णयों से चूक जाएंगे। असली लक्ष्य सिर्फ यह लिखना नहीं है कि लोग क्या कहते हैं, बल्कि यह सटीक रूप से पकड़ना है कि क्या तय किया गया है।
यह सब पहले एजेंडा आइटम का उल्लेख किए जाने से बहुत पहले शुरू होता है। थोड़ी सी सक्रिय योजना आपको एक प्रतिक्रियात्मक लेखक से किसी ऐसे व्यक्ति में बदल सकती है जो बैठक के उद्देश्य को वास्तव में समझता है।
सबसे पहले: बैठक आयोजित करने वाले व्यक्ति के साथ एक त्वरित बातचीत करें। सचमुच, पांच मिनट का सिंक-अप भी दुनिया का अंतर ला सकता है। आपका लक्ष्य एजेंडा के पीछे के क्यों को समझना है।
सिर्फ विषयों की सूची को स्कैन न करें। उन परिणामों के बारे में पूछें जिनकी वे उम्मीद कर रहे हैं।
मेरा पसंदीदा सवाल हमेशा यह होता है: "अगर यह बैठक एक बहुत बड़ी सफलता है, तो हम अंत तक क्या हासिल करेंगे?"
यह सरल प्रश्न आपको उस चीज़ पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है जो वास्तव में मायने रखती है। एक बार जब आप गंतव्य जान जाते हैं, तो आप आसानी से रास्ते में प्रमुख मील के पत्थर देख सकते हैं और उन लक्ष्यों की ओर प्रगति को ट्रैक करने के आसपास अपने नोट्स को संरचित कर सकते हैं, बजाय इसके कि केवल यादृच्छिक बकवास को कैप्चर करें।
कभी भी, कभी भी एक खाली पृष्ठ से शुरू न करें। यह सिर्फ परेशानी के लिए पूछ रहा है।
इसके बजाय, एक साधारण टेम्प्लेट बनाएं जो एजेंडा को दर्शाता है। यह सिर्फ समय बचाने वाला नहीं है; यह आपके मस्तिष्क की शक्ति को बातचीत के सार पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मुक्त करता है बजाय इसके कि आपके नोट्स की संरचना पर।
आपके टेम्प्लेट में कुछ मूल बातें होनी चाहिए:
इस ढांचे के साथ, आप बस जाते समय रिक्त स्थान भर रहे हैं।
और आखिरी बात - एक त्वरित तकनीकी जांच करें। सुनिश्चित करें कि आपका लैपटॉप चार्ज है और आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले कोई भी उपकरण, जैसे कि नोट-टेकिंग ऐप या Transcript.LOL, खुले और तैयार हैं। यह एक छोटा कदम है जो आपको खेल से बाहर फेंकने वाली अंतिम-मिनट की तकनीकी गड़बड़ियों को रोकता है।
मीटिंग मिनट्स लेने की असली कला हर एक शब्द को उन्मत्त रूप से टाइप करने के बारे में नहीं है। यह खरपतवारों में खो जाने और पूरे बिंदु को याद करने का एक निश्चित तरीका है। चाल शोर को दूर करना और उस पर ध्यान केंद्रित करना है जो वास्तव में सुई को आगे बढ़ाता है।
यह सक्रिय रूप से सुनने और महत्वपूर्ण क्या है इसकी अच्छी समझ रखने पर निर्भर करता है। आपका लक्ष्य तीन चीजों को सबसे ऊपर प्रलेखित करना है: मुख्य निर्णय, विशिष्ट कार्रवाई आइटम, और उनके पीछे महत्वपूर्ण संदर्भ। बाकी सब सिर्फ बकवास है। यह आपके नोट्स को पाठ की एक घनी दीवार में बदलने से रोकता है जिसे किसी के पास पढ़ने का समय नहीं है।
हम सबने ऐसे नोट्स देखे हैं: "Q4 मार्केटिंग बजट पर चर्चा की गई।" जबकि तकनीकी रूप से सच है, यह पूरी तरह से बेकार है।
एक वास्तव में प्रभावी नोट परिणाम को कैप्चर करता है। कुछ ऐसा: "निर्णय: Q4 मार्केटिंग बजट $50,000 पर स्वीकृत है। कार्य आइटम: सारा शुक्रवार को ईओडी तक नए विज्ञापन अभियानों के लिए धन आवंटित करेगी।" अंतर देखें? भ्रम के लिए बिल्कुल कोई जगह नहीं है।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके मिनट लगातार स्पष्ट और कार्रवाई योग्य हैं, यह कैप्चर करने की आवश्यकता को तोड़ना मददगार होता है।
| तत्व | क्या कैप्चर करें | उदाहरण |
|---|---|---|
| निर्णय लिए गए | किसी विषय पर अंतिम समाधान या समझौता। | "एक्मे कॉर्प के साथ नए विक्रेता अनुबंध को मंजूरी दी।" |
| कार्य आइटम | एक स्पष्ट मालिक और समय सीमा के साथ विशिष्ट, सौंपे गए कार्य। | "जॉन मंगलवार तक अद्यतन परियोजना समय-सीमा भेजेगा।" |
| मुख्य चर्चा बिंदु | निर्णय या कार्रवाई का कारण बनने वाला संक्षिप्त संदर्भ। | "टीम सहमत हुई कि वर्तमान सॉफ्टवेयर स्केलेबल नहीं था।" |
| देय तिथियां | सभी कार्य आइटम के लिए समय सीमा। | "देय: 25 अक्टूबर" |
| अगले कदम | बैठक के बाद आगे बढ़ने की व्यापक योजना। | "समीक्षा के लिए अगले सोमवार को अनुवर्ती बैठक निर्धारित है।" |
इस संरचना का पालन करने से आपके नोट्स सत्य के एक विश्वसनीय स्रोत में बदल जाते हैं जो सभी को संरेखित और जवाबदेह रखता है।
यह विज़ुअल दिखाता है कि प्रक्रिया प्रारंभिक नोट-टेकिंग से अंतिम, वितरित रिकॉर्ड तक कैसे प्रवाहित होती है।

यह वर्कफ़्लो सिर्फ एक सुझाव नहीं है; यह एक ऐसा रिकॉर्ड बनाने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है जो वास्तव में काम को आगे बढ़ाता है।
यह स्पष्टता आज विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। बैठकें छोटी और अधिक लगातार हो रही हैं। अमेरिका में, लगभग 55% बैठकें अब 30 और 60 मिनट के बीच होती हैं। 42% बैठकें पूरी तरह से ऑनलाइन और एक और 38% हाइब्रिड होने के साथ, एक क्रिस्टल-स्पष्ट रिकॉर्ड होना गैर-परक्राम्य है। आप इन प्रवृत्तियों में से अधिक MyHours.com से मीटिंग आँकड़ों में देख सकते हैं।
यहीं पर एक हाइब्रिड दृष्टिकोण वास्तव में चमकता है। सब कुछ खुद करने की कोशिश करने के बजाय, एक AI टूल को पूरी बातचीत को ट्रांसक्रिप्ट करने के भारी काम को संभालने दें। यह आपको उच्च-स्तरीय रणनीति पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मुक्त करता है।
प्रौद्योगिकी को अपना स्टेनोोग्राफर बनने दें ताकि आप रणनीतिकार बन सकें। आपका काम केवल शब्दों के बजाय प्रतिबद्धताओं और निर्णयों को सुनना है।
एक पूर्ण ट्रांसक्रिप्ट के साथ एक सुरक्षा जाल के रूप में, आप अधिक उपस्थित और व्यस्त रह सकते हैं, मुख्य क्षणों को शब्दशः कैप्चर करने के तनाव के बिना पिनपॉइंट कर सकते हैं। हमारे पास ऑनलाइन मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन के साथ इसे मास्टर करने के तरीके पर एक पूरी गाइड है। यह मिनट-टेकिंग को एक उन्मत्त काम से एक केंद्रित, उच्च-मूल्य वाली गतिविधि में बदल देता है।
बैठक खत्म हो सकती है, लेकिन असली काम अभी शुरू हुआ है। यहीं पर आपके गंदे, कच्चे नोट्स एक मूल्यवान, स्थायी रिकॉर्ड में बदल जाते हैं जो वास्तव में पूरी टीम के लिए स्पष्टता प्रदान करता है।
अपने ड्राफ्ट को कल तक न बैठने दें। बैठक के ठीक बाद पहला घंटा संपादन के लिए सुनहरा खिड़की है। संदर्भ ताज़ा है, बातचीत अभी भी आपके दिमाग में स्पष्ट है, और आप चीजों को जल्दी से पॉलिश कर सकते हैं। यदि आप प्रतीक्षा करते हैं, तो आप छोटे विवरण भूल जाएंगे, और एक त्वरित सफाई नौकरी एक निराशाजनक पहेली में बदल सकती है।
ईमानदार रहें: आपके सहकर्मी व्यस्त हैं। यदि आप उन्हें पाठ की एक दीवार भेजते हैं, तो उसे अनदेखा कर दिया जाएगा। पूरा बिंदु यह है कि आपके मिनटों को इस तरह से संरचित किया जाए कि कोई व्यक्ति 60 सेकंड या उससे कम में मुख्य बात - सबसे महत्वपूर्ण टेकअवे - प्राप्त कर सके।
आपको एक सरल, स्वच्छ प्रारूप की आवश्यकता है जो स्पष्टता को पहले रखता है। हर एक शब्द को कैप्चर करने की कोशिश करने के बारे में भूल जाओ। यहाँ एक संरचना है जो मुझे अद्भुत काम करती है:
यह सिर्फ यह प्रलेखित करने के बारे में नहीं है कि क्या हुआ; यह एक ऐसा उपकरण बनाने के बारे में है जो काम को आगे बढ़ाता है और सभी को जवाबदेह रखता है।
अच्छे मिनटों का असली परीक्षण यह नहीं है कि उनमें क्या शामिल है, बल्कि यह है कि एक व्यस्त व्यक्ति एक नज़र में क्या समझ सकता है। स्पष्टता और संक्षिप्तता को सबसे ऊपर प्राथमिकता दें।
एक बार जब आपके नोट्स पॉलिश हो जाते हैं और जाने के लिए तैयार हो जाते हैं, तो उन्हें बाहर निकालें। मेरा नियम यह है कि मिनटों को सभी उपस्थित लोगों और किसी अन्य प्रमुख हितधारकों को 24 घंटे के भीतर भेजें। यह गति बनाए रखता है और यह सुनिश्चित करता है कि बैठक के प्रासंगिक होने पर सभी एक ही पृष्ठ पर हों।
वितरण ईमेल को छोटा और मीठा रखें। बस दस्तावेज़ संलग्न करें और लोगों से उनके विशिष्ट कार्य आइटम की समीक्षा करने के लिए कहने के लिए एक त्वरित पंक्ति जोड़ें। यह एक सरल संकेत है जो स्वामित्व को सुदृढ़ करता है और चीजों को दरारों से गिरने से रोकता है।

ईमानदार रहें, बैठक के दौरान हर शब्द को उन्मत्त रूप से टाइप करने की कोशिश करना आपदा का नुस्खा है। आधुनिक उपकरण खेल को पूरी तरह से बदल सकते हैं, इस तनावपूर्ण काम को एक प्रबंधनीय - और यहां तक कि रणनीतिक - कार्य में बदल सकते हैं।
इसके बारे में सोचो। एक लैपटॉप में अपना सिर दबाए रखने के बजाय, आप वास्तव में बातचीत के प्रवाह पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, यह जानते हुए कि आपके लिए पृष्ठभूमि में एक सटीक ट्रांसक्रिप्ट बनाया जा रहा है। यह मिनट-टेकर को बदलने के बारे में नहीं है; यह उन्हें एक अधिक मूल्यवान भागीदार बनने की महाशक्ति देने के बारे में है।
यह एक बड़ा सौदा है जब आप विचार करते हैं कि 65% कर्मचारी कहते हैं कि बैठकें उन्हें उनके वास्तविक काम से रोकती हैं। इसमें यह तथ्य जोड़ें कि 75% कर्मचारी कॉल के दौरान मल्टीटास्किंग स्वीकार करते हैं, और यह स्पष्ट है कि हमें एक बेहतर प्रणाली की आवश्यकता है। आप इन उत्पादकता हत्यारों में से अधिक में खुदाई कर सकते हैं और Rev.com से मीटिंग आँकड़ों के बारे में जान सकते हैं।
एक स्वचालित ट्रांसक्रिप्ट होना मांग पर एक आदर्श स्मृति की तरह है। आप तुरंत एक निर्णय को सत्यापित कर सकते हैं, एक सटीक उद्धरण खींच सकते हैं, या खुद पर संदेह किए बिना एक कार्रवाई आइटम की पुष्टि कर सकते हैं। मैंने पाया है कि Transcript.LOL जैसी सेवा का उपयोग करके पूरी बातचीत को कैप्चर करने से मुझे केवल हर एक शब्द के बजाय सबसे महत्वपूर्ण परिणामों को सारांशित करने पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलती है।
यह हाइब्रिड दृष्टिकोण वास्तव में आपको दोनों दुनियाओं का सर्वश्रेष्ठ देता है:
प्रौद्योगिकी एक आदर्श बैकअप के रूप में कार्य करती है, यह सुनिश्चित करती है कि यदि आप विचलित हो जाते हैं या किसी जटिल बिंदु को स्पष्ट करने की आवश्यकता होती है तो कुछ भी महत्वपूर्ण छूट न जाए। यह विवरण पकड़ता है ताकि आप इरादे को कैप्चर कर सकें।
एक कच्चा ट्रांसक्रिप्ट एक महान प्रारंभिक बिंदु है, लेकिन असली जादू तब होता है जब आप उस पाठ के पहाड़ को कार्रवाई योग्य खुफिया जानकारी में बदल देते हैं। उदाहरण के लिए, आप प्रमुख विषयों को स्पॉट करने या लंबी चर्चा का त्वरित, संक्षिप्त सारांश उत्पन्न करने के लिए अंतर्निहित टूल का उपयोग कर सकते हैं।
अपने ट्रांसक्रिप्ट से अंतर्दृष्टि का उपयोग कैसे करें सीखना आपके पोस्ट-मीटिंग वर्कफ़्लो को गंभीरता से तेज कर सकता है। यदि आप काम के लिए सही टूल की तलाश कर रहे हैं, तो विंडोज ऐप्स के लिए 12 सर्वश्रेष्ठ स्पीच टू टेक्स्ट की सूची की जाँच करने से आपको कुछ मजबूत समाधान मिल सकते हैं।
सर्वोत्तम तैयारी के साथ भी, जब आप मिनट ले रहे होते हैं तो चीजें अजीब हो सकती हैं। वक्र गेंदों को संभालना जानना क्या एक सभ्य रिकॉर्ड-कीपर को एक महान से अलग करता है। यह सब शांत रहने और रिकॉर्ड को साफ रखने के बारे में है।
आइए सबसे आम सिरदर्द में से एक के बारे में बात करते हैं: गरमागरम चर्चाएं। जब लोग भावुक होने लगते हैं, तो आपका काम नाटक के स्टेनोोग्राफर के रूप में खेलना नहीं है। आपका लक्ष्य परिणाम को प्रलेखित करना है। प्रस्तुत मुख्य तर्कों पर ध्यान केंद्रित करें और, सबसे महत्वपूर्ण बात, अंतिम निर्णय। भावनात्मक प्ले-बाय-प्ले को इससे बाहर छोड़ दें और तथ्यों पर टिके रहें।
एक और क्लासिक वह बातचीत है जो पूरी तरह से सड़क से हट जाती है। सिर्फ अपने नोट्स के साथ स्पर्शरेखा का पालन करने के बजाय, आप सूक्ष्म रूप से पुनर्निर्देशित कर सकते हैं। मैं अक्सर कुछ ऐसा लिखता हूं, "Q3 बिक्री लक्ष्यों पर चर्चा भविष्य की विपणन-विशिष्ट बैठक के लिए स्थगित।" यह बिंदु को स्वीकार करता है बिना इसे पूरी बैठक के उद्देश्य को हाईजैक करने दिए।
आपको यह भी जानने की जरूरत है कि आप किस तरह का खेल खेल रहे हैं। औपचारिक और अनौपचारिक मिनटों के बीच का अंतर बहुत बड़ा है।
औपचारिक मिनट: बोर्ड की बैठकों या आधिकारिक कार्यवाही के बारे में सोचें। ये अक्सर कानूनी रिकॉर्ड होते हैं। वे एक सुपर सख्त प्रारूप का पालन करते हैं और इसमें प्रस्ताव, किसने क्या वोट दिया, और कोई भी अनुपस्थिति जैसी चीजें शामिल होनी चाहिए। हर विवरण सटीक होना चाहिए।
अनौपचारिक मिनट: यह वह है जिसका आप अधिकांश आंतरिक टीम हडल के लिए उपयोग करेंगे। यहां लक्ष्य स्पष्टता और कार्रवाई है। आप मुख्य निर्णयों का सारांश बना रहे हैं और यह सुनिश्चित कर रहे हैं कि हर कोई जानता है कि कौन क्या कर रहा है। हर प्रक्रियात्मक कदम को रिकॉर्ड करने की कोई आवश्यकता नहीं है।
शुरू से ही आपको किस प्रकार की आवश्यकता है, यह पता लगाने से बहुत काम बचता है और यह सुनिश्चित होता है कि आप सही स्तर का विवरण कैप्चर कर रहे हैं।
कोई फर्क नहीं पड़ता कि वे औपचारिक हैं या अनौपचारिक, मिनट सत्य के एक एकल स्रोत बनाने के लिए मौजूद हैं। प्रारूप बदल सकता है, लेकिन मिशन - स्पष्टता प्रदान करना और कार्रवाई को चलाना - कभी नहीं करता है।
इन स्थितियों को अच्छी तरह से संभालने से आपके मिनट लगातार उपयोगी हो जाते हैं और किसी ऐसे व्यक्ति के रूप में आपकी प्रतिष्ठा बनती है जो जानता है कि वे क्या कर रहे हैं। यदि आपके पास अधिक विशिष्ट प्रश्न हैं, तो हमने शायद उन्हें अपने FAQ अनुभाग में उत्तर दिया है।
मैन्युअल नोट-टेकिंग पर समय बर्बाद करना बंद करें और हर बातचीत के सही, खोजने योग्य रिकॉर्ड बनाना शुरू करें। Transcript.LOL के साथ, आप सेकंडों में AI-संचालित ट्रांसक्रिप्ट, सारांश और कार्रवाई आइटम प्राप्त कर सकते हैं। आज ही Transcript.LOL को मुफ्त में आज़माएँ!